攻堅力量丨 高效！17小時=4天 他們是如何完成投標的？
作者：中長康達 發(fā)布時間： 2017-12-05
每年年底，客戶需求旺盛，為更好地服務客戶，提升客戶體驗，中長康達從客戶出發(fā)，積極組織“業(yè)務攻堅戰(zhàn)”，號召全體同事矢志攻堅，勇于亮劍，以百倍的信心、更旺盛的斗志、打決戰(zhàn)的氣概決勝2017財年業(yè)務攻堅戰(zhàn)。業(yè)務攻堅戰(zhàn)期間，項目多，時間緊，十分考驗團隊的工作效率。今天，為大家?guī)淼氖侵虚L康達其中一個項目投標團隊的工作場景，看看他們是如何通過快節(jié)奏、高效率，將不可能變成可能，助力業(yè)務攻堅戰(zhàn)。
11月15日，中長康達微信公眾號發(fā)布的一條中標喜訊瞬間在公司里“炸開了鍋”，“廣東交通職業(yè)技術學院VR項目中標啦！”、“聽說公司同事為了這個標加班到凌晨兩點”、“功夫不負有人心，為投標團隊點贊！”……
正應了那句古話：只有想不到，沒有做不到！“廣東交通職業(yè)技術學院VR教學與技術研發(fā)中心設備采購項目”是在截標前1天才拍板投標，從確定投標到完成投標工作一共用了17個小時。
據(jù)了解，按照公司日常投標工作流程，完成一個類似項目的投標工作不少于4天，17小時完成了4天的工作量，如此高效的工作讓我們百思不得其解，投標團隊如何將不可能變成了可能？帶著疑問，市場部采訪了投標團隊，經(jīng)整理，再現(xiàn)當天投標團隊工作的情景，帶大家一探究竟。
▲ 眾志成城的招投標部，左一為本次項目商務文件撰寫人劉宇婷
時間：截標前24小時
地點：招投標部
事件：確定投標
周一，8:50。
招投標部助理劉宇婷早早抵達公司，習慣性來到部門的小白板看一下今天的工作安排，不看還好，一看嚇一跳，小白板上寫著今天要完成的項目—廣東交通職業(yè)技術學院VR教學與技術研發(fā)中心設備采購項目，而商務文件撰寫負責人正是劉宇婷。站在小白板前，劉宇婷雙眉微蹙，細聲嘀咕著：“這項目明天就投標了，今天才開始進行投標文件撰寫工作？時間來得及嗎？是不是寫錯了？”
一旁的招投標部副經(jīng)理王振華看出了劉宇婷的疑惑，語氣堅定地說：“小劉，這是個特殊項目，業(yè)務員提前和相關部門溝通過，公司主要領導也同意投標，我這邊已經(jīng)收到業(yè)務員提交的《投標項目審批表》了，你盡快跟進吧。”劉宇婷一下子回過神來，既然公司已經(jīng)確定投標，那就放手一搏吧！沒試過怎么知道來不及？于是，劉宇婷一咬牙，決心和公司一起啃掉這塊硬骨頭。
時間：截標前23小時30分
地點：公司
事件：組建投標團隊
上午，9:20。
半小時后，招投標部、技術支持部、產(chǎn)品商務部、高教職教事業(yè)部迅速響應“廣東交通職業(yè)技術學院VR教學與技術研發(fā)中心設備采購項目”，在短時間內(nèi)，每個部門調(diào)配員工，組成了由業(yè)務員趙洪濤牽頭的八人投標團隊。在明確分工和各自工作的完成時間后，投標工作一觸即發(fā)。
▲ 本次項目技術文件撰寫人林玉良
時間：截標前21時22分
地點：技術支持部
事件：發(fā)出詢價函
中午，12:08。
技術支持部的林玉良入職不到半年，第一次接手這么緊急的項目，一開始也有點措手不及，擔心自己完成不了工作，但是在投標團隊的鼓勵下，決心挑戰(zhàn)自己。
按照以往的工作效率，林玉良撰寫一個產(chǎn)品詢價函需要三個小時。因為不久前做過類似的工作，林玉良加快了閱讀標書的速度，一邊閱讀標書，一邊列出產(chǎn)品清單和技術參數(shù)，并標注了產(chǎn)品的關鍵技術指標和重要技術指標，兩小時內(nèi)完成了產(chǎn)品詢價函的撰寫，并在上午下班前把產(chǎn)品詢價函發(fā)到產(chǎn)品商務部，為產(chǎn)品商務部尋找對應產(chǎn)品、及時回產(chǎn)品復詢價函留出了更多時間。
時間：截標前16小時24分
地點：招投標部
事件：完成商務文件
下午，17:06。
投標團隊成立后，劉宇婷便馬不停蹄地開始研究招標文件，發(fā)現(xiàn)商務文件要求十分嚴格，其中，業(yè)績要求需要同時提供中標通知書、合同和驗收報告，而相應案例的類型又是之前很少接觸的VR建設案例。于是，劉宇婷決定“兵分兩路”，自己負責撰寫商務標書，選擇案例則由部門其他同事協(xié)助完成。
招投標部有個良好的工作習慣，就是會不定期把中標項目的相關信息更新到《類似項目一覽表》中，常見的案例都可以在該表里迅速找到，雖然之前很少接觸VR案例，但在劉宇婷的指導下，幾個同事通力合作，最終找到了5個最合適的典型案例，為取得滿分的商務評分奠定了基礎。接下來，劉宇婷按照招標文件要求，順利完成了商務文件撰寫工作。
時間：截標前13小時30分
地點：產(chǎn)品商務部
事件：主投產(chǎn)品資料到位
晚上，20:00。
本項目共有27類設備，技術參數(shù)要求嚴格，其中，單是VR頭盔就有3種，每一種設備的要求各異但又必須響應。為按時回復產(chǎn)品詢價函，為技術支持部撰寫技術方案爭取更多時間，產(chǎn)品商務部王黎明、何利和劉清霞都把手頭的項目緩一緩，優(yōu)先處理這個項目，在自己負責的領域快速響應客戶需求，尋求最佳供應商，確定最合適的產(chǎn)品，3人齊心協(xié)力，在和時間賽跑的過程中，占得先機，晚上8點，他們整理出了所有主投產(chǎn)品資料。
時間：截標前8時30分
地點：技術支持部
事件：完成技術文件
第二天凌晨，01:00。
以往的經(jīng)驗告訴林玉良，產(chǎn)品商務部整理產(chǎn)品資料需要一定時間，所以，他在完成產(chǎn)品詢價函后，立即開始了技術標書的撰寫工作，在不影響整體技術方案的前提下，他先把需要產(chǎn)品資料支撐的“設備技術特點”、“主要產(chǎn)品選型”等方案部分空出來，優(yōu)先撰寫“需求分析”、“布局設計”等部分，當主投產(chǎn)品資料到位后，就可以在第一時間補充空出來的部分，做到充分利用時間，正因為如此，技術文件提前撰寫完畢，并按時完成了檢查。
▲ 上下一心的高教職教事業(yè)部，左三為本次項目牽頭人業(yè)務員趙洪濤
時間：截標前8時10分
地點：公司
事件：檢查標書
凌晨，01:20。
此時，窗外一片漆黑，伸手不見五指，公司里安靜得連一根銀針落地的聲音都能聽清，投標團隊已經(jīng)連續(xù)奮戰(zhàn)了十六個小時。趙洪濤是當天公司最忙碌的員工，已經(jīng)記不清在招投標部、技術支持部和產(chǎn)品商務部之間來回了多少遍，如今，望著整理好的標書，心里百感交集，一方面感激項目團隊的精誠合作，成功趕在計劃的時間前完成標書；一方面又擔心自己的檢查環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，影響投標結(jié)果，辜負了投標團隊的心血付出。
雖然經(jīng)過一天的折騰，趙洪濤已經(jīng)身心俱疲，但是，他在檢查標書的時候，依舊打起了十二分精神，一邊對應招標文件要求，一邊檢查投標文件，不放過里面任何一個商務和技術指標，直到檢查了三遍，一顆高懸的心才緩緩落地。
時間：截標前7小時30分
地點：招投標部
事件：完成投標
凌晨，02:00。
在趙洪濤檢查完標書后，劉宇婷把最后確定的投標文件進行了打印、檢查、蓋章、簽字，當她把投標文件交到趙洪濤的手上時，交代完注意事項之后，如釋重負地“吁”了口氣，美美地伸了個懶腰，一看手表，剛好凌晨兩點。
兩天后，傳來了項目中標的好消息。
“廣東交通職業(yè)技術學院VR教學與技術研發(fā)中心設備采購項目”投標團隊只是中長康達現(xiàn)實工作的一個小縮影，正因為各部門始終堅信“只有想不到，沒有做不到”，積極發(fā)揮了“團結(jié)、高效”企業(yè)精神，在困難面前，敢于“亮劍”，將不可能變成了可能，這也為決勝今年業(yè)務攻堅戰(zhàn)奠定了堅實的基礎。
